| Poste à pourvoir | RECEPTIONNISTE – ASSISTANTE ADMIN | |
| Nombre de poste | 01 | |
| Lieu d'affectation | Ouagadougou (Burkina Faso) | |
| Structure recruteur | MERCY CORPS | |
| Structure Bénéficiaire | MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, DE L’ECONOMIE VERTE ET DU | |
| Secteur activité | Activités de santé et d’action sociale | |
| Diplôme ou niveau | Diplôme superieur | |
| Option du diplôme | administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines | |
| Expériences | 02 ans | |
| Capacités liées à l'emploi | AVIS DE RECRUTEMENT RESUME DU PROGRAMME : Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement et les communautés Burkinabè pour contribuer au développement socio-économique durable du pays. Mercy Corps est présent au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Burkina Faso, Mali, Niger et au Nigeria. Dans ces pays, nous nous concentrons sur une multitude de secteurs en fonction des priorités et des besoins locaux : sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. Nous visons à stimuler les opportunités économiques, à catalyser des systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique et à répondre aux besoins immédiats, tout en libérant le potentiel de construction pour l'avenir. Notre travail contribue à la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps travaille au Burkina Faso depuis 2016 à travers des partenaires sur les conflits et l'élevage. Pour son nouveau programme « Sahel Collaboration & Communication (SCC) » sur cinq ans financé par l’USAID, Mercy Corps cherche un(e) Réceptionniste – Assistante Admin. Le programme Sahel Collaboration & Communication travaillera au Burkina Faso pour une durée de cinq ans et encouragera la collaboration, l'apprentissage et l'adaptation (CLA) pour un impact collectif entre l'USAID, les partenaires d'exécution, les institutions gouvernementales et les instituts de recherche. Ce programme renforcera également les capacités locales d’apprentissage et d’adaptation, et SCC améliorera la CLA parmi toutes les parties prenantes afin d'améliorer les résultats de développement et d'aider l'USAID à mieux communiquer ces résultats. Titre du Poste : RECEPTIONNISTE – ASSISTANTE ADMIN Lieu du travail : Ouagadougou, Burkina Faso Catégorie du poste : CDD (12 mois renouvelables) Nombre de Place : 1 RESUME DU POSTE : Sous la supervision de la RH & Admin Officer, la Réceptionnist – Assistant Admin assistera dans le fonctionnement général de l’administration. Assurer la qualité de l’accueil, travailler en étroite collaboration avec les Ressources Humaines et l’Administration et les programmes Managers, la Réceptionniste assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, les ressources humaines, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise. RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES : Taches Administrative : • Appuyer l’Assistante RH and Administration dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ; • Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ; • Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ; • Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ; • Noter les appels sur des fiches et les transmettre ; • Participer aux réunions ; • Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ; • Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ; • Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées ; • Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ; • Saisir les courriers types ; • Suivre le prélèvement régulier de la boite postale de l’ONG ;v • Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ; • Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)v • Ainsi que le registre de présence du personnel ; • Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Orange Burkina, les entreprises d'eau et d'électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finance,v • Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps • Mettre à jour la liste matrice chaque fin du mois en collaboration avec les RH & l’Administration, • Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Burkina Faire toutes autres taches demandées par le superviseur CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES: • Avoir un diplôme supérieur en administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ; • Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ; • Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations. • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données. • Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie. • Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction Rapporte directement à: Human Ressources and Admin Officer Responsabilité de supervision directe : NA Travail directement avec : Les Ressources Humaines et l’Administration, la Finance, et le Programme FACTEURS DE SUCCES : Une bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de l’administration la volonté et l’habilité absolues d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’intégrer effectivement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir de multiples taches dans un délai requis avec un minimum de supervision, est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL : Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficientes et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps. |
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| Connaissance en informatique | ||
| Condition d'âge | ||
| Composition du dossier | DEPOT DE CANDIDATURE : Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents). Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Représentant Résident, Mercy Corps Burkina Faso. Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps Burkina Faso via l’adresse suivante : https://mercycorpsniger.recruiterbox.com/jobs/fk0u3s9?cjb_hash=O_uCLm41&apply_now=true Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi. Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat. DATE LIMITE DE DEPOT : Lundi 18 Janvier 2021 |
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| Date limite de depôt des dossiers | 18/01/2021 | |
| Procedure de recrutement | Seuls les candidats présélectionnés seront contactés Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues. |
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| Durée du contrat | CDD 12 mois renouvelables | |
| Autres conditions | ||
| Source de l'offre | ONEF | |